Primăria Alexandria derulează proiectul”PAC: Implicarea comunității și planificare strategică – O primărie mai aproape de cetățeni”, pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor și simplificarea procedurilor administrative

Obiectivul general al implementării unui sistem informatic de digitalizare a proceselor de administrare a documentelor îl reprezintă, în primul rând, portarea în format electronic a documentelor procesate, simplificarea procedurilor administrative, comunicarea online cu alte sisteme de creare de documente de la alte instituții și eficientizarea activităților de tip back – office, în vederea îmbunătățirii calității și eficienței serviciilor furnizate de administrația publică, la nivelul Municipiului Alexandria.
Proiectul este finanțat cu bani europeni de la Fondul Social European, POCA 2014-2020, depus pe Axa/ Prioritatea de Investiții: Axa prioritară 2: Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, obiectivul specific 2.1: Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP, cod MySMIS 135765, cod SIPOCA 821.

Prin proiect se vor realiza următoarele proceduri care vor conduce la simplificarea procesului administrativ:

 simplificarea procedurilor administrative (front-office), cu următoarele funcționalități principale:
– portal de publicare și gestionare a informației, cu rol de integrare a datelor prezentate publicului și de unificare a serviciilor electronice oferite.
– portalul va permite depunerea online specializată a cererilor pentru eliberarea certificatelor de urbanism și eliberarea acestora în format electronic, online, pentru certificatele fiscale, depunerea declarațiilor pentru clădiri, terenuri, mijloace de transport, prin integrarea cu sistemele existente, având în vedere prev. art. 5 din Legea nr. 7/1996 Legea cadastrului și a publicității imobiliare, art. 32 alin. (1) lit. c), art. 36 alin. 1-2, 9, 10 din Legea nr. 350/2001 privind amenajarea teritoriului şi urbanismul.
– cetățenii vor putea fi înștiințați prin intermediul portalului cu privire la emiterea documentelor care țin de domeniul urbanism (ex. certificate, autorizații, recepții, etc.), la datele de expirare, la necesitatea completării documentației depuse sau prelungirii unor acte.
– vor putea fi afișate și consultate reglementările urbanistice ale municipalității.
– portalul va publica automat informațiile publice din sistemul back-office și din sistemul existent.
 digitalizarea proceselor de prelucrare a documentelor cu următoarele funcționalități principale:
– managementul documentelor va acoperi procese specifice de registratură, circulație a documentelor, clasificare conform nomenclatorului, arhivare electronică folosind nomenclatoare și informațiile despre persoane din baza de date a sistemului informatic existent.
– înregistrarea documentelor va genera în mod automat numere de înregistrare, în funcție de definirea proceselor și a punctelor de intrare în instituție, distinct pentru documentele provenite din exterior față de cele provenite din interior.
– documentele înregistrate vor fi grupate în dosare, care vor putea fi urmărite pe parcursul circulației lor, va fi trasabil fluxul pe care acestea le parcurg, operațiunile care acționează asupra dosarului, timpii de procesare pe fiecare operator al compartimentului și atașarea documentelor în format electronic pe parcursul fluxului.
– va fi furnizată o aplicație gratuită pentru cetățeni și firme, pentru dispozitivele mobile, privind simplificarea procedurilor și reducerea birocrației, care va asigura posibilitatea vizualizării stadiului documentelor depuse, a programării online la serviciile oferite de primărie (ex. audiențe, căsătorii, etc.) și transmiterii unor mesaje de interes public pentru cetățeni. Această aplicație va permite și interacțiunea cu procesatori de plăți pentru plata cu cardul a serviciilor, impozitelor și altor venituri la bugetul local.
 eficientizarea activităților de tip back-office cu următoarele funcționalități principale:
– funcționalități de urbanism privind gestionarea documentațiilor PUG/PUZ/PUD, RLU și integrarea cu RENNS.
– sistem GIS de acces la informații geospațiale în interfața web și mobile pentru utilizatorii din instituție, afișând în timp real informații legate de anumite obiective din sistemul existent și interacționând bidirecțional cu acestea.
– vor fi oferite facilități de evidență și gestionare a drumurilor locale, conf. prev. art. 5,6,7,8,11 din O.G. nr. 43/ 1997 privind regimul drumurilor.
– poliția locală, care ține evidența incidentelor produse pe raza municipiului va putea emite automat procesele verbale de contravenție, inclusiv de pe dispozitivul mobil.
– asistența socială va permite procesarea digitală a dosarelor specifice, cu încărcarea informațiilor, stocarea formei electronice a documentelor, calculul automat al cuantumului, emiterea automată a dispozițiilor și alte operațiuni de automatizare și eficientizare a activității. Totodată va asigura centralizarea informațiilor la nivel de persoană, pentru verificarea acestora relativ la alte tipuri de prestații sociale din sistemul existent, astfel cum sunt definite de Legea nr. 416/2001 privind venitul minim garantat și Legea 277/ 2010 privind alocatia pentru sustinerea familiei.
– vor putea fi definiți, măsurați și afișați diferiți indicatori de performanță legați de activitatea instituției. Va exista totodată posibilitatea vizualizării valorilor indicatorilor calculați automat, atât în format grafic cât și tabelar, în interfața web și într-o aplicație disponibilă pe dispozitivele mobile pentru managementul instituției.

Pe scurt, se urmăreste din perspectiva front-office, ca sistemul informatic să cuprindă următoarele componente care vizează simplificarea procedurilor administrative:
● Portal de publicare și gestionare a informației, cu rol de integrare a datelor prezentate publicului și de unificare a serviciilor în format electronic oferite: informare/asistență, formulare disponibile, depunerea online a documentelor la registratura instituției, tranzacții online între cetățeni și instituție, între instituții (servicii online), publicare automată de informații publice din back-office și din sistemul existent;
● Aplicație pentru dispozitive mobile cu servicii utile cetățenilor: Posibilitatea programarii online la serviciile oferite de Primărie (ex: audiențe, etc.); Consultarea stadiului documentelor depuse la registratură; Plata cu cardul prin dispozitivul mobil; Transmiterea de mesaje de interes public din partea administrației, către cetățean;

Componente de tip back-office pentru eficientizarea activităților, adaptarea procedurilor interne de lucru și digitalizarea proceselor de prelucrare a documentelor:
● Registratură, circulația documentelor și a dosarelor, arhivare electronică, oferind posibilitatea înregistrarii automate a documentelor, inclusiv a celor emise de alte module/ sisteme informatice existente sau implementate;
● Sistem GIS cu facilități privind gestionarea PUG/PUZ/PUD, RLU și integrarea cu RENNS;
● Evidența și gestionarea drumurilor locale;
● Poliție locală (cu componentă mobile);
● Asistență socială;
● Comunicarea online de date și documente cu alte instituții;
● Indicatori de performanță (web și mobile);